Segurança jurídica de documentos: descubra como garanti-la!

Para evitar problemas futuros as empresam precisam aliar segurança jurídica com uma boa gestão de documentos. E isso, deve ser feito com cuidados tanto no meio físico quanto no digital. Outro ponto importante é que você invista em uma consultoria jurídica.

Se você quer saber mais sobre o assunto, e melhorar a segurança jurídica da sua empresa, este post é para você. Nele, explicaremos a importância e como proteger seus documentos físicos e digitais. Continue a leitura e confira!

Pessoa assinando um documento. É preciso investir na segurança jurídica de documentos.

Segurança jurídica de documentos

A segurança jurídica é, de maneira geral, a garantia legal de proteção aos direitos básicos. Em se tratando de documentos, é a garantia de que um documento será reconhecido perante a lei como verdadeiro, bem como de que ele estará protegido de fraudes, vazamentos e, mesmo, de perda.

Elaboração de contratos

Por mais simples que seja o contrato, é essencial contar com suporte jurídico. Se sua empresa não possui um departamento jurídico próprio, consulte um advogado. Ele ajudará a elaborar o contrato sem obscuridades ou “brechas”. Enfim, este é o primeiro passo para ter segurança jurídica, seja o documento em formato físico ou digital.

Segurança de documentos físicos

Documentos físicos são todos aqueles que são assinados de próprio punho pelas partes interessadas. Eles devem conter sempre a firma reconhecida, ou seja, ser verificados por um Cartório de Registros.

Isto significa que a assinatura ali contida é comprovadamente verdadeira. O que é vantajoso para evitar fraudes e quebras de contrato.

Suponha que, após a celebração de um contrato de aluguel, o fiador alegue que a assinatura ali contida não é a dele. Se a firma não for reconhecida, pode não ser fácil provar judicialmente que ele, de fato, assinou o documento.

Foto de uma mão de uma pessoa escaneando um documento.

Digitalização de documentos

Os documentos físicos trazem, como maior problema, a deterioração do papel, que vai acontecendo naturalmente ao longo dos anos. Portanto mesmo se você preservá-los em pastas, em ambientes sem umidade e com outros cuidados, o desgaste é inevitável.

Por isso, tem-se optado pela digitalização de documentos físicos já assinados. Esta é uma prática benéfica, mas é preciso fazê-la com cuidado. O documento e as assinaturas devem estar perfeitamente legíveis, a folha não pode ser colocada torta, e deve-se verificar se é preciso digitalizar frente e verso.

Além disso, é preciso salvar o arquivo com um nome elucidativo, e manter suas pastas digitais bem organizadas.

Pessoa assinando um documento.

Segurança de documentos digitais

Hoje em dia, a assinatura digital é considerada uma forma confiável e livre de burocracias, por dispensar a necessidade de ir ao Cartório de Registros. Ela é feita por meio de um cartão e senha pessoais e intransferíveis, e sua autenticidade pode ser verificada on-line.

Em suma este tipo de assinatura é comum no poder judiciário, onde os advogados a utilizam para peticionamento eletrônico, e os juízes e servidores para expedição de peças processuais. Ela pode ser utilizada por qualquer pessoa, desde que adquira um certificado digital com uma empresa autorizada.

Os documentos digitais também devem ser armazenados com ordem e coerência. Portanto o correto armazenamento e organização dos documentos é chamado de gestão de documentos. E é essencial para que você não perca nada importante.

Enfim, agora que você já sabe a importância de garantir a segurança jurídica de seus documentos e de contar com um advogado de confiança, que tal entrar em contato conosco?

Imagens: assinatura, scanner, mesa.

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