Férias, licenças médicas, afastamentos previdenciários e outras ausências temporárias fazem parte da rotina de qualquer empresa. Nesses momentos, é comum que outro empregado assuma, ainda que provisoriamente, as atividades do titular da função.
Embora essa seja uma prática corriqueira de gestão de pessoas, ela também figura entre as principais causas de reclamações trabalhistas envolvendo diferenças salariais. Isso porque, durante a substituição, podem surgir dúvidas sobre o pagamento devido ao empregado designado para exercer as atribuições do colega afastado.
O tema é conhecido como salário-substituição.
A regra, em si, não costuma gerar grandes dificuldades.
Na prática, porém, o maior risco para as empresas está na forma como elas conduzem e documentam essas substituições. Ausência de registros, definição imprecisa das atividades desempenhadas e falhas na formalização da substituição são fatores que frequentemente dão origem a passivos trabalhistas.
O que a lei garante ao substituto?
O direito ao salário-substituição está consolidado na Súmula 159, I, do Tribunal Superior do Trabalho (TST):
“Enquanto perdurar a substituição que não tenha caráter meramente eventual, inclusive nas férias, o empregado substituto fará jus ao salário contratual do substituído.”
A lógica é simples: se o empregado passa a exercer integralmente as atribuições de outro trabalhador afastado, deve receber, durante esse período, o salário contratual correspondente ao cargo efetivamente exercido.
Para evitar dúvidas futuras, a empresa deve realizar o pagamento em rubrica própria e discriminá-lo no holerite.
Quando o pagamento é efetivamente devido?
Nem toda substituição temporária gera o direito ao salário-substituição. Em regra, a jurisprudência exige a presença de dois requisitos.
1. A substituição deve ser não eventual
A substituição precisa ocorrer de forma contínua durante o afastamento do titular da função. Cobrir um colega por algumas horas, atender uma demanda específica ou prestar auxílio pontual, em regra, não caracteriza substituição.
Por outro lado, “não eventual” não significa necessariamente “longa duração”. A própria Súmula 159 deixa claro que o direito existe inclusive nas férias, ainda que o afastamento seja de apenas 30 dias.
2. O substituto deve assumir integralmente a função
Também é necessário que o empregado assuma, de forma efetiva, as atribuições e responsabilidades do cargo substituído.
Quando a empresa apenas redistribui parte das atividades entre vários empregados ou reserva as decisões mais relevantes para outro gestor, normalmente não há substituição plena e, consequentemente, não há direito ao salário-substituição.
Nesse sentido, decidiu o TRT da 9ª Região:
“A substituição abarcando o desempenho de apenas parte das atribuições do empregado substituído não dá ensejo à percepção do salário-substituição pelo empregado substituto.”
(TRT-9, ROT 0000053-20.2022.5.09.0006, Rel. Des. Luiz Eduardo Gunther, 7ª Turma, j. 03/10/2024).
Atenção: há decisões em sentido diferente
Há decisões do próprio TST reconhecendo o direito ao salário-substituição mesmo quando o empregado assume apenas parte das atribuições do substituído, desde que haja efetivo acréscimo de responsabilidades. Nesses casos, alguns julgados admitem o pagamento proporcional à extensão das atividades efetivamente desempenhadas.
Por isso, a análise deve ser feita caso a caso, considerando a forma como a substituição ocorreu na prática.
Equiparação salarial e salário-substituição não são a mesma coisa
É comum que esses dois institutos sejam confundidos, mas eles possuem fundamentos e requisitos diferentes.
Na equiparação salarial (art. 461 da CLT), a comparação é feita entre dois empregados que exercem a mesma função, simultaneamente, para o mesmo empregador. O direito depende do preenchimento de diversos requisitos legais, como diferença de tempo de serviço para o mesmo empregador não superior a quatro anos, diferença de tempo na função não superior a dois anos e ausência de quadro de carreira ou plano de cargos e salários válido.
Já no salário-substituição (Súmula 159, I, do TST), a lógica é outra. O que se analisa não é a existência de dois empregados exercendo a mesma função ao mesmo tempo, mas se um deles passou a assumir, de forma temporária, plena e não eventual, as atribuições de outro trabalhador afastado.
Por isso, requisitos como tempo de empresa, tempo na função, produtividade e perfeição técnica, relevantes para a equiparação salarial, não se aplicam ao salário-substituição.
Na prática, isso faz toda a diferença. Um empregado recém-promovido pode não ter direito à equiparação salarial em relação a um colega mais antigo. No entanto, se for designado para substituí-lo durante as férias ou outro afastamento temporário, poderá fazer jus ao salário-substituição.
Em outras palavras, equiparação salarial e salário-substituição são institutos distintos, com fundamentos próprios. O afastamento de um pedido não impede o reconhecimento do outro.
| Equiparação salarial | Salário-substituição | |
| Base | Art. 461 da CLT e Súmula 6 do TST | Súmula 159, I, do TST |
| Situação | Dois empregados exercem a mesma função ao mesmo tempo | Um empregado assume o posto de outro, temporariamente afastado |
| Tempo na função | A diferença não pode superar 2 anos | Irrelevante |
| Tempo de serviço | A diferença não pode superar 4 anos | Irrelevante |
| Produtividade e técnica | Precisam ser equivalentes | Não são requisitos |
| Duração | Enquanto persistir a identidade de funções | Enquanto durar a substituição |
| Defesa mais comum | Quadro de carreira ou plano de cargos e salários | Substituição parcial ou eventual |
E quando o cargo fica vago em definitivo?
Se o empregado se desliga da empresa e o cargo passa a ficar permanentemente vago, não há mais substituição. Nessa hipótese, aplica-se o item II da Súmula 159 do TST:
“Vago o cargo em definitivo, o empregado que passa a ocupá-lo não tem direito a salário igual ao do antecessor.”
Na prática, a diferença é importante. O empregado que substitui um colega em férias, licença ou outro afastamento temporário pode ter direito ao salário-substituição. Já quem assume definitivamente um cargo deixado por um empregado que pediu demissão, por exemplo, não tem direito automático à mesmo salário do antecessor.
Nessa situação, o salário será definido conforme o contrato de trabalho, a política de cargos e salários da empresa, eventual negociação entre as partes e, principalmente, o que estabelecer a norma coletiva da categoria.
Quatro cuidados para reduzir o risco de passivo trabalhista
1. Utilize a rubrica correta no holerite
A rubrica deve refletir exatamente o motivo do pagamento.
2. Documente a substituição
Mantenha descrições de cargos atualizadas e registre, por escrito, quem assumiu as atividades do empregado afastado e como distribuiu as tarefas entre os demais colaboradores durante o período.
3. Deixe claro quando houver substituição com treinamento
Se o empregado estiver substituindo temporariamente um colega e, ao mesmo tempo, sendo avaliado para uma futura promoção, isso deve ser formalizado. O documento deve esclarecer que a substituição é temporária, que o treinamento não garante a promoção e que a mudança de cargo dependerá do cumprimento dos requisitos previstos na política interna da empresa e da aprovação final da gestão.
Essa simples formalização evita expectativas equivocadas e reduz o risco de futuras reclamações trabalhistas.
4. Consulte sempre a norma coletiva
Antes de definir a remuneração do substituto, verifique a convenção ou o acordo coletivo da categoria. Muitas normas coletivas estabelecem critérios próprios para o pagamento do salário-substituição, ampliando ou modificando as regras previstas na Súmula 159 do TST.empregado, não há obrigação de pagamento extra.
No entanto, a jurisprudência entende que apenas quando houver desvio ou acúmulo de função com aumento de responsabilidade, complexidade ou exigência técnica superior, pode ser devido um adicional salarial (plus).
Conclusão
O salário-substituição é um direito consolidado pela jurisprudência, mas não é devido em toda e qualquer substituição. Em regra, exige que o empregado assuma, de forma temporária, contínua e integral, as atribuições do trabalhador afastado.
Para as empresas, o foco não deve ser evitar substituições — elas fazem parte da rotina de qualquer organização. O importante é formalizá-las corretamente.
Documentar a substituição, manter descrições de cargos atualizadas, utilizar rubricas adequadas na folha de pagamento, observar a norma coletiva e registrar corretamente treinamentos e promoções são medidas simples que reduzem significativamente o risco de passivos trabalhistas.
Mais do que resolver litígios, a atuação preventiva permite que RH e gestores conduzam essas situações com segurança jurídica, previsibilidade e menor exposição a futuras reclamações.
Referências:
- Legislação trabalhista: arts. 450, 456, 460, 461 e 818 da CLT;
- Súmula 159 do TST;
- Análise de jurisprudências da Justiça do Trabalho.
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